Administrar y supervisar todos los procesos relacionados con los departamentos de facturación, recursos humanos y gestión académica, gestionando y controlando todos los procesos con el fin de garantizar un funcionamiento efectivo en estas áreas. 

Áreas de Responsabilidad – Descripción Funcional 

Gestión financiera y administrativa: 

Gestionar y coordinar los pagos a proveedores y colaboradores. 

Gestionar los cobros a estudiantes. 

Registro contable de todos los gastos incurridos por GAIAS y USFQ. 

Controlar y gestionar el capital de la empresa, velando por su incremento y mejora, respetando el plan presupuestario de la compañía, haciendo especial hincapié en el control y seguimiento de los gastos con el fin de poder optimizarlos al máximo. 

Gestionar el coste de los programas y salidas académicas de los estudiantes que apliquen desde Ecuador. 

            Gestión académica y atención a estudiantes: 

Apoyar en la elaboración del calendario académico y los horarios de clases de cada programa. 

Planificar y ejecutar actividades de bienvenida y cierre del ciclo académico. 

Gestionar el proceso de visado, alojamiento y seguros médicos de los estudiantes. 

Preparación de kits de bienvenida y gestión de tarjetas de acceso en coordinación con el departamento de IT para estudiantes y visitantes. 

Mantenimiento del registro mensual de estudiantes que hayan contratado el seguro médico DKV, gestionando correctamente las altas y bajas. 

Atención y resolución de dudas con pagos de inscripción, seguro médico y alojamiento, tanto a estudiantes como a padres de familia. 

Seguimiento personalizado a los estudiantes en proceso de inscripción. 

Controlar la emisión de facturas de la gestión académica y programas académicos relacionados con Ecuador. 

Participación en turnos rotativos de recepción. 

Atención a colaboradores y visitantes: 

Coordinación logística para la recepción y salida de colaboradores y docentes que visitan GAIAS. 

Organización de la distribución de habitaciones para el alojamiento del profesorado o colaboradores visitantes en el piso de profesores, o gestión logística de alternativas de alojamiento en caso de no haber habitaciones disponibles. 

Documentación: 

Desarrollar, actualizar y mantener los manuales y protocolos internos de la compañía con el fin de que cumplan la ley de protección de datos de España. 

Tramitar los documentos necesarios de los profesores para su viaje y estadía en España. 

Perfil Requerido 

Condiciones Específicas: 

 Permiso de trabajo España – Residencia permanente España. 

Formación Académica 

Título de tercer nivel en: 

Administración y Dirección de Empresas 

Economía  

Finanzas 

Experiencia Laboral 

Tiempo de Experiencia : Interna / Externa  

 2 años  

Áreas de experiencia: Administración  

Nota: En los casos de movimientos internos, la experiencia puede compensar el nivel académico requerido para la posición. 

Conocimientos Técnicos 

Paquete Microsoft 

Microsoft Excel  

Google Drive 

Inglés 

Finanzas 

Conocimiento mínimo de las regulaciones españolas